Wissen Steffi Krüger Consulting

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Wissen: Warum ist eine Umstellung auf papierlose Buchführung eigentlich so schwierig?

Hallo, ich bin Steffi und heute erzähle ich dir aus meiner täglichen Praxis. Wie oft höre ich folgende Sätze: „Wenn ich doch nur mehr Zeit hätte.“ „Ich muss Samstag meine Buchhaltung machen, ich kann nicht zum Grillen kommen“ „Keine Ahnung, wie lange das dauert, das macht meine Frau.“ „Keine Ahnungwie lange das dauert“.

Wenn ich die Menschen frage, „Wie lange sitzt du eigentlich pro Monat an deiner Buchhaltung?“, reicht ist die Bandbreite von „Keine Ahnung bis 1 Stunde pro Tag“. 1 Stunde pro Tag, das sind 5h pro Woche, 20h im Monat und 240h im Jahr. 240h pro Jahr sind 30 komplette Tage – was für ein Irrsinn denke ich mir. Denn is sitze höchstens 1h im Monat an meiner Buchführung.

Aber was treibt die Menschen dazu, das so zu tun?
Mit dieser Frage habe ich mich sehr viel beschäftigt, weil ich ja wissen möchte, wie man sie abholen kann. Für mich ganz persönlich ist das vollkommen verrückt, denn ich sitze maximal 1h im Monat an meiner Buchführung. Ich kann auch nur spekulieren, warum sie das so machen. Meine Theorie ist, dass der Mensch ein Gewohnheitstier ist. Das bedeutet, dass zunächst alles besser ist als die Veränderung. Manchmal macht eine Veränderung, besonders eine große, den Menschen unbewusst so viel Angst, dass sie dann doch lieber bei ihren Gewohnheiten bleiben. Ich glaube, dass sie schon spüren, dass eine Veränderung notwendig ist. Ich glaube auch, dass die letzten Jahre so viel schreckliche Software entwickelt wurde, dass einige Unternehmen müde geworden sind, etwas Neues zu probieren. Sie investierten Tage und Wochen in die Umstellung, damit es am Ende verschlimmbessert wurde. Aus meiner Sicht ist das Problem häufig, dass die Software ohne konkrete Anforderungsbeschreibung und ohne Betrachtung des Ablaufs dahinter ausgewählt wird. Aber das ist meine Meinung. Schreibt mir gern in den Kommentaren, was euch antreibt, den Ablauf der Buchführung so zu lassen und nichts zu ändern. Ich freue mich darauf.

Also ging ich der Frage in persönlichen Gesprächen nach. 

Mit einer Person zum Beispiel sprach ich, die recht fit war in Themen Digitalisierung und offen für Verbesserungen. Sie betrieb einen Online Shop, wachsendes Auftragsvolumen, und war etwa 2 Jahre am Start. Hier war es so, dass sie einfach nicht wusste, wie es geht. Sie hatte Systeme für verschiedene Zwecke angeschafft, aber den Gesamtablauf nie betrachtet. Das heisst, hier lagen diverse Belagerten in verschiedenen Systemen. Was fehlte, war eine Schaltzentrale.
Bei Startups ist sehr häufig so, was auch ganz normal ist, dass sie mit Handarbeit starten. D.h. am Anfang fehlt häufig das Budget und so machen sie viele Dinge selbst. Mit steigender Anzahl Aufträge kommen sie dann an den Punkt, wo es kaum noch zu schaffen ist.
Wie gehen gewachsene Unternehmen damit um?
Was Startups selten machen, ist ihre Abläufe von Anfang an im Blick zu haben und parallel zum Wachstum daran zu arbeiten. Das führt dann dazu, dass mit größeren Mengen an Kunden und Aufträgen der Überblick und die Ruhe verloren geht. Was soll ich sagen – wer hat da noch Zeit sich um die Buchführung zu kümmern. Was tun sie also? Machen sie am Samstag anstatt den Ablauf zu überdenken. So schleicht es sich ein und mit der Zeit ist es ganz Normal, dass der letzte Samstag im Monat dafür reserviert wird. Der lieb gewonnene Ablauf ist dann so und bleibt – bis ???
Übrigens das trifft auf gewachsene Unternehmen, gerne inhabergeführt, auch zu. Da wird immer ein Stückchen angebaut, nach Bedarf, Software, Räume, Mitarbeiter. Unternehmer haben manchmal keine Zeit und Lust, sich um ihre Abläufe im Unternehmen zu kümmern. Bei Produktionsstrassen zum Beispiel wird sehr genau jeder Schritt überprüft, gemessen und kalkuliert. Aber bei der internen Produktionsstrasse „Rechnungen schreiben“, „Kunden zurück rufen“, „Reklamationen bearbeiten“ wird häufig kein strukturierter Prozess verwendet. Ich glaube, dass vielen nicht bewusst ist, dass es sich im übertragenen Sinn um eine Produktionsstrasse handelt, die täglich wiederkehrende Abläufe abbildet. Und diese kann man messbar machen, optimieren und so eine Menge Zeit und Ärger sparen. Ich wette, kaum einer kennt seine Kosten für die Buchführung (Steuerberaterkosten ausgenommen). Ich freue mich auf Kommentare.
Und was ist denn jetzt das Ergebnis?
Also wenn dich deine Buchführung nervt, ist das ein Zeichen dafür, dass sie nicht optimal eingerichtet ist. Du erkennst das daran, dass du keine Lust dazu hast, sie immer wieder aufschiebst oder jemanden beauftragst, der das für dich erledigt. Wenn du deine Buchführung selbst machen möchtest, aber sie nervt, dann kann ich dir helfen. Hierzu schrieb mir einfach. Das Ergebnis ist, Buchführung kann man mit der richtigen Software und dem Wissen wie es geht hoch automatisiert erledigen lassen. Dann alles ab zum Steuerberater, voll digital. Auch der Steuerberater freut sich in der Regel über die zeitliche Entlastung.
Was du brauchst, um die Umstellung in Gang zu kriegen, sind
  • entweder Drang nach Veränderung oder Leidensdruck
  • die Idee, dass es möglich ist
  • einen Ansprechpartner, der dich dabei begleitet, Schritt für Schritt die Umstellung zu machen

Steffi Krüger Consulting