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Endlich papierlos arbeiten

DEIN digitales BÜRO in FÜNF Schritten

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1. Der leere E-Mail-Posteingang

Ein voller Posteingang vernebelt dein Gehirn. Du kannst dich nicht konzentrieren, du hast immer das Gefühl, etwas vergessen oder nicht genug geschafft zu haben.

Mit ein paar einfachen Handgriffen kannst du dafür sorgen, dass dein Posteingang leer und übersichtlich ist und so das Gefühl erschaffen, dass alles läuft. Es fühlt sich gut an, auch eine Menge Aufgaben terminiert und im Griff zu haben. 

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2. Nie wieder Aufgaben vergessen, den Überblick behalten

In diesem Video zeige ich dir, wie du dir deine Aufgaben organisierst. Ich zeige dir Trello als Bespiel. Du kannst aber auch jedes andere Tool nutzen. Wichtig ist, dass bestimmte Funktionen da sind.

Mach dich startklar für ein Upgrade.

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3. Termine planen (lassen) und den Überblick behalten

In diesem Video zeige ich dir, wie du  deine Terminabsprachen von 8 auf 2 Schritte reduzierst und somit jede Menge Zeit sparst.

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4. Kontakte, Absprachen, Anfragen bewältigen und den Überblick behalten

Kontakte und deren Verwaltung sind die Basis deines Unternehmens. Oft schwirren sie in verschieden Tools herum, sind nicht auffindbar oder doppelt und dreifach abgelegt. Finde heraus, wie du sie zentral sammelst und dennoch in allen Systemen zur Verfügung hast.

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5. Buchhaltung – Nie wieder fehlende Belege

Kennst du das? Jeden Monat bekommst du eine Liste vom Steuerbüro, welche Belege fehlen und nachgeliefert werden müssen. Möchtest du das nicht mehr? dann schau das Video und erfahre, wie du es schaffst, nie wieder fehlende Belege zu haben.

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6. Bonus easy umstellen auf e-Rechnung

Fristen:

01.01.25 Empfang von E-Rechnungen

01.01.27 Senden von E-Rechnungen im B2B Bereich für Unternehmen mit mehr als 800.000€ Vor-Jahresumsatz

01.01.28 Senden von E-Rechnungen im B2B Bereich für Unternehmen mit weniger als 800.000€ Vor-Jahresumsatz

Machen den Schnell-Check, was du tun musst, kostenfrei: https://steffi-krueger.com/e-rechnung-rechner/

Schau den Kurs für 19,90€: https://steffi-krueger.com/buchhaltung-automatisieren-online-kurs-e-rechnung-was-muss-ich-tun/

Oder komm in meine Online Sprechstunde: 

Darf ich vorstellen? Mein Mega cooles TEAM "BUCH".

Ulrike Luckmann PR Autoren-Coaching
Bettina Hoffmann
team buch 3
Alexandra Loock Fotodesign
Jenny Wullich Designhoch10
Lektorat: Christel Krüger
"In der Regel finde ich in Texten jeden Fehler. Früher habe ich die Geschäftsberichte immer kontrolliert."

Häufig gestellte Fragen zur e-Rechnung

Ja, das kannst du. Du musst beachten, dass die Weiterverarbeitung durch dein Buchhaltungsprogramm, die Archivierung mit der e-Rechnung erfolgen müssen. Du kannst parallel die e-Rechnung drucken, um Notizen zu machen und deinen internen Prozess abzubilden. Relevant ist jedoch immer, dass die e-Rechnung an sich verarbeitet wurde für die Meldung der Umsatzsteuer z.B. Da kannst kein gedrucktes Exemplar einreichen.

Ja, einige Kanzleien haben noch nicht umgestellt, obwohl die gesetzliche Verpflichtung zum Empfang der e-Rechnung ab 01.01.25 besteht. Sprich bitte mit deiner Kanzlei. Ihr müsst jetzt auf einen digitalen Ablauf umstellen, der eine vollständige digitale Weiterverarbeitung der e-Rechnung ermöglicht. Bedenke bitte, dass du als Unternehmen für die Umsatzsteuer gerade stehst, nicht dein Steuerbüro. D.h. du bist verantwortlich in deinem Unternehmen für den digitalen Workflow zu sorgen.

Rechnungskorrekturen werden in manchen Unternehmen wie folgt durchgeführt: Rechnung wird an Kunden geschickt, Kunde stricht/korrigiert, Unternehmen passt Rechnung an, verwendet die Rechnungsnummer erneut. Dieses Vorgehen ist heute schon nicht zulässig und hat nichts mit der e-Rechnung zu tun. Eine Anpassung der Rechnung muss immer mit einer Korrektur erfolgen und eine neue Rechnungsnummer vergeben werden. Werden Positionen gestrichen oder reduziert, müssen diese gut geschrieben werden. Bitte wende dich an deinen Hersteller, dein Programm muss sicherstellen, dass du eine versendete Rechnung nicht mehr anpassen kannst. Ausserdem sollte es dir die Storno und Korrektur-Möglichkeit anbieten. Alle Rechnungen inkl. Korrekturen müssen an den Kunden versendet und  aufbewahrt werden.

Papierrechnungen können von Unternehmen noch bis allerspätestens 31.12.2027 kommen. Danach unterliegen alle der e-Rechnungspflicht. Rechnungen in Papierform sind keine e-Rechnungen. Sie werden wie gewohnt gescannt, verarbeitet und abgelegt

Nein. Wenn du eine ZUGFeRFD Rechnung hast, sieht dieser optisch aus, wie eine normale PDF Rechnung. Den eingebetteten xml-Datensatz kannst du in einem normalen Programm zum Anzeigen von PDF nicht sehen. da du aber auf Basis des Datensatzes die Rechnung prüfen musst, musst du dich um ein Anzeige-Programm kümmern. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wenn du ein Buchhaltungsprogramm wie z.B.: Lexware Office oder DATEV Unternehmen Online hast, sind diese Funktionen dort bereits integriert. Das Programm zeigt dir dir richtigen Daten an.

Das kannst du weiterhin tun. Beachte bitte, dass du eine e-Rechnung im ZUGFeRD Format nicht erkennen kannst im Ordner. Ich empfehle dir allerdings den Weg zu gehen, E-Mail-Rechnungen immer direkt in dein Buchhaltungsprogamm zu senden, zu bearbeiten, da du die Anzeige der e-Rechnung brauchst, Stelle deinen Prozess etwas um. Lexware Office und DATEV Unternehmen online, hier als Beispiele genannt, können beide E-Mails  empfangen, wenn man das eingestellt hat. Leite alle deine Mails mit Rechnungen einfach dorthin weiter.

Das weiss ich auch nicht. Der Bund hat das Gesetz geregelt, aber keine Technik bereitgestellt und wird dies auch nicht tun. Der Markt soll es regeln und das wird er auch. Die Hersteller der Buchhaltungsprogramme werden die Funktionen zum Ansehen und Erstellen von e-Rechnungen integrieren, auch fristgerecht. Sonst würden ihnen ja die Kunden weg laufen. Das ist, wenn du ein ordentliches Programm hast, erstmal kein Thema für dich.

Ja, das kannst du tun. Beachte aber bitte, dass wenn du eine e-Rechnung bekommst, der Ausdruck nicht relevant für irgendwas ist. Du kannst das Drucken, aber du musst die e-Rechnung digital aufbewahren.

 

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