Endlich papierlos arbeiten
Dein digitales Büro in fünf Schritten
Die fünf Schritte sind:
- Der leere E-Mail-Posteingang
- Nie wieder Aufgaben vergessen, den Überblick behalten
- Termine planen (lassen) und den Überblick behalten
- Kontakte, Absprachen, Anfragen bewältigen und den Überblick behalten
- Buchhaltung – Nie wieder fehlende Belege
1. Der leere E-Mail-Posteingang
Ein voller Posteingang vernebelt dein Gehirn. Du kannst dich nicht konzentrieren, du hast immer das Gefühl, etwas vergessen oder nicht genug geschafft zu haben.
Mit ein paar einfachen Handgriffen kannst du dafür sorgen, dass dein Posteingang leer und übersichtlich ist und so das Gefühl erschaffen, dass alles läuft. Es fühlt sich gut an, auch eine Menge Aufgaben terminiert und im Griff zu haben.
2. Nie wieder Aufgaben vergessen, den Überblick behalten
In diesem Video zeige ich dir, wie du dir deine Aufgaben organisierst. Ich zeige dir Trello als Beispiel. Du kannst aber auch jedes andere Tool nutzen. Wichtig ist, dass bestimmte Funktionen da sind.
Mach dich startklar für ein Upgrade.
3. Termine planen (lassen) und den Überblick behalten
In diesem Video zeige ich dir, wie du deine Terminabsprachen von 8 auf 2 Schritte reduzierst und somit jede Menge Zeit sparst.
4. Kontakte, Absprachen, Anfragen bewältigen und den Überblick behalten
Kontakte und deren Verwaltung sind die Basis deines Unternehmens. Oft schwirren sie in verschiedenen Tools herum, sind nicht auffindbar oder doppelt und dreifach abgelegt. Finde heraus, wie du sie zentral sammelst und dennoch in allen Systemen zur Verfügung hast.
5. Buchhaltung – Nie wieder fehlende Belege
Kennst du das? Jeden Monat bekommst du eine Liste vom Steuerbüro, welche Belege fehlen und nachgeliefert werden müssen. Möchtest du das nicht mehr? Dann schau das Video und erfahre, wie du es schaffst, nie wieder fehlende Belege zu haben.
6. Bonus: easy umstellen auf e-Rechnung
Fristen:
- 01.01.25 Empfang von E-Rechnungen
- 01.01.27 Senden von E-Rechnungen im B2B-Bereich für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vor-Jahresumsatz
- 01.01.28 Senden von E-Rechnungen im B2B-Bereich für Unternehmen mit weniger als 800.000 € Vor-Jahresumsatz
Darf ich vorstellen? Mein mega cooles Team „Buch“
Autoren-Coaching: Ulrike Luckmann, AutorenCamp
„Ein modernes Sachbuch ist in meinem Augen das nachhaltigste Medium, um Know-how und Fachexpertise festzuhalten und vielen Menschen zugänglich zu machen. Meine Aufgabe im AutorenCamp ist es, Experten und Expertinnen zu unterstützen, Bücher zu entwickeln, die begeistern und echten Mehrwert bieten.“
Lektorat: Bettina Hoffmann, Betti spricht & textet
„Ich liebe es, Worte und Stimme so einzusetzen, dass sie berühren, begeistern und Wirkung entfalten. Besonders bei Büchern kommt es darauf an, Inhalte nicht nur verständlich, sondern auch lebendig und zugänglich zu machen.“
Cover-Foto: Alexandra Loock, Fotodesign
„Als Fotografin liebe ich es, mit Kunden zu arbeiten, die Mut zur Farbe haben und sich vertrauensvoll in meine Hände geben. Beim Shooting mit Steffi haben wir viel gelacht und dabei verrückte Ideen entwickelt. Love it.“
Cover-Design: Jenny Wullich, Designhoch10
„Ich liebe Design: Da hier Funktion und Schönheit in perfekter Harmonie zusammenfinden.“
Lektorat: Christel Krüger — „In der Regel finde ich in Texten jeden Fehler. Früher habe ich die Geschäftsberichte immer kontrolliert.“
Begleitmaterial: Downloads zum Buch
Häufig gestellte Fragen zur e-Rechnung
Kann ich die e-Rechnung weiterhin drucken (für Freigaben und Prüfungen)?
Ja, das kannst du. Du musst beachten, dass die Weiterverarbeitung durch dein Buchhaltungsprogramm und die Archivierung mit der e-Rechnung erfolgen müssen. Du kannst parallel die e-Rechnung drucken, um Notizen zu machen und deinen internen Prozess abzubilden. Relevant ist jedoch immer, dass die e-Rechnung an sich verarbeitet wurde, z. B. für die Meldung der Umsatzsteuer. Da kannst du kein gedrucktes Exemplar einreichen.
Mein Steuerberater möchte noch Papier.
Ja, einige Kanzleien haben noch nicht umgestellt, obwohl die gesetzliche Verpflichtung zum Empfang der e-Rechnung ab 01.01.25 besteht. Sprich bitte mit deiner Kanzlei. Ihr müsst jetzt auf einen digitalen Ablauf umstellen, der eine vollständige digitale Weiterverarbeitung der e-Rechnung ermöglicht. Bedenke bitte, dass du als Unternehmen für die Umsatzsteuer gerade stehst, nicht dein Steuerbüro.
Was ist mit Rechnungskorrekturen (z. B. Handwerk)?
Eine Anpassung der Rechnung muss immer mit einer Korrektur erfolgen und eine neue Rechnungsnummer vergeben werden. Werden Positionen gestrichen oder reduziert, müssen diese gutgeschrieben werden. Bitte wende dich an deinen Hersteller – dein Programm muss sicherstellen, dass du eine versendete Rechnung nicht mehr anpassen kannst, dir aber Storno- und Korrekturmöglichkeiten bietet. Alle Rechnungen inkl. Korrekturen müssen an den Kunden versendet und aufbewahrt werden.
Was ist, wenn die Rechnung in Papier kommt?
Papierrechnungen können von Unternehmen noch bis allerspätestens 31.12.2027 kommen. Danach unterliegen alle der e-Rechnungspflicht. Rechnungen in Papierform sind keine e-Rechnungen. Sie werden wie gewohnt gescannt, verarbeitet und abgelegt.
Kann ich im PDF sehen, ob es eine e-Rechnung ist?
Nein. Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht optisch aus wie eine normale PDF-Rechnung. Den eingebetteten XML-Datensatz kannst du in einem normalen PDF-Anzeigeprogramm nicht sehen. Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office oder DATEV Unternehmen Online haben die passende Anzeige-Funktion bereits integriert.
Ich speichere meine Rechnungen immer auf dem Laufwerk in einem Ordner.
Das kannst du weiterhin tun. Beachte bitte, dass du eine e-Rechnung im ZUGFeRD-Format im Ordner nicht erkennen kannst. Ich empfehle dir, E-Mail-Rechnungen immer direkt in dein Buchhaltungsprogramm zu senden und zu bearbeiten – Lexware Office und DATEV Unternehmen Online können beide E-Mails empfangen, wenn man das eingestellt hat.
Warum gibt es keine kostenlose Variante?
Das weiß ich auch nicht. Der Bund hat das Gesetz geregelt, aber keine Technik bereitgestellt und wird dies auch nicht tun. Der Markt soll es regeln, und das wird er auch. Die Hersteller der Buchhaltungsprogramme integrieren die Funktionen zum Ansehen und Erstellen von e-Rechnungen fristgerecht.
Aber ich drucke alle Rechnungen aus und hefte sie ab.
Ja, das kannst du tun. Beachte aber bitte, dass der Ausdruck einer e-Rechnung nicht relevant für irgendwas ist. Du kannst drucken, musst die e-Rechnung aber zusätzlich digital aufbewahren.